2.4 การจัดเก็บข้อมูล
          เมื่อเห็นความสำคัญของข้อมูลแล้ว ทำอย่างไรจึงจะเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นให้คงอยู่ รวมถึงทำให้สามารถประมวลผลข้อมูลนั้นได้อย่างรวดเร็วโดยมากแล้วจะรวมไว้ในระบบฐานข้อมูล ซึ่งนำมาใช้ในการจัดเก็บ การเข้าถึงและการประมวลผล ข้อดีในการนำฐานข้อมูลไปใช้ในองค์กรหรือหน่วยงาน เช่น
          - การจัดเก็บอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถลดภาวการณ์เก็บเอกสารที่เป็นกระดาษได้ รวมถึงการทำซ้ำเพื่อสำรองข้อมูล สามารถทำได้สะดวกและรวดเร็ว
          - การตอบสนองต่อความต้องการได้อย่างรวดเร็ว เช่น ข้อมูลประวัติการบำรุงรักษารถยนต์และข้อมูลประวัติคนไข้ ผู้ใช้ที่ต้องการนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้งาน สามารถเข้าถึงระบบฐานข้อมูลและนำข้อมูลที่ต้องการไปใช้ได้
          - การจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลให้แก่ผู้ใช้ในแต่ละระดับขององค์กร เช่น ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลของทุกหน่วยงานได้ แต่ผู้ใช้ทั่วไปในแผนกการเงิน ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลประวัติของฝ่ายบุคคลได้ เป็นต้น


รูปที่ 2.12 ระบบติดตามรถยนต์ด้วยจีพีเอส

2.4.1 ลำดับขั้นของข้อมูลในฐานข้อมูล ก่อนจะกล่าวถึงลำดับขั้นของข้อมูลในฐานข้อมูลสิ่งแรกที่ต้องกล่าวถึงก่อน คือ ลำดับชั้นล่างสุดของการแทนข้อมูล นั่นคือ การแทนข้อมูลด้วยตัวเลขฐานสอง ซึ่งประกอบด้วยตัวเลขสองตัว คือ ‘0’ และ ‘1’ ในทางคอมพิวเตอร์ จะเรียกตัวเลขฐานสองหนึ่งหลักนี้ว่า 1 บิต (bit) ซึ่งถือว่าเป็นหน่วยเล็กที่สุดของข้อมูล และหากนำบิตมาต่อกันจำนวน 8 บิต จะเรียกว่า 1 ไบท์ (byte)


รูปที่ 2.13 ตัวอย่างของการไม่สอดคล้องกันของข้อมูล

          1) เขตข้อมูล (field) เมื่อนำข้อมูลระดับบิตมาเรียงต่อกันเพื่อแทนข้อมูลใดๆ ที่ต้องการเก็บในฐานข้อมูล เราจะจัดข้อมูลที่เป็นบิตนี้มารวมกันเพื่อแทนความหมายบางอย่าง หน่วยย่อยที่สุดที่มีความหมายในฐานข้อมูลนี้เรียกว่า เขตข้อมูล โดยเขตข้อมูลอาจแทนข้อมูลดังตัวอย่างต่อไปนี้
          - จำนวนเต็ม (integer) คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่จะเก็บตัวเลขขนาด 32 บิต ซึ่งขนาดของตัวเลขนี้อาจะเปลี่ยนแปลงไปตามเทคโนโลยีของเครื่องคอมพิวเตอร์ ตัวเลขฐานสองขนาด 32 บิต สามารถแทนตัวเลขจำนวนเต็มได้ตั้งแต่ -2,147ฒ483,643 ถึง 2,147,483,647 (-231 ถึง 231 -1) แต่ถ้าเป็นเขตข้อมูลที่ระบุไว้ว่า เป็นตัวเลขจำนวนเต็มไม่ระบุเครื่องหมาย (unsigned integer) เท่านั้นจะสามารถแทนตัวเลขจำนวนเต็มได้ตั้งแต่ 0 ถึง 4,294,967,275 (232 -1)
          - จำนวนทศนิยม (decimal number) ในคอมพิวเตอร์ จะเก็บตัวเลขทศนิยม โดยใช้ระบบโฟลททิงพอยต์ (floating point) ซึ่งการเก็บในลักษณะนี้ ไม่มีการกำหนดตำแหน่งตายตัวสำหรับตำแหน่งของจุด โดยทั่วไปการเก็บข้อมูลตัวเลขจะมีสองขนาด คือ 32 บิต และ 64 บิต
          - ข้อความ (text) ในการแทนข้อความนั้น จะต้องเปลี่ยนข้อความให้เป็นรหัสซึ่งใช้แทนตัวอักขระแต่ละตัวเสียก่อน ตามมาตรฐานโดยทั่วไปจะใช้เป็นรหัสแอสกี (ASSCII code) ซึ่งต่อมามีการใช้รหัสแบบยูนิโคด (Unicode) ที่สามารถแทนภาษาได้หลายภาษามากกว่ารหัสแอสกี ความยาวของเขตข้อมูลประเภทนี้ ขึ้นอยู่กับจำนวนตัวอักขระในข้อความ
          - วันเวลา (date/time) ข้อมูลที่เป็นวันเวลา เช่น วันที่เริ่มใช้งาน วันลงทะเบียน และเวลาที่ซื้อสินค้า มีความแตกต่างจากข้อมูลประเภทอื่น ดังนั้นจึงต้องมีชนิดของข้อมูลเป็นวันเวลา เพื่อรองรับเขตข้อมูลที่ต้องการเก็บข้อมูลเป็นวันเวลา
          - ไฟล์ (file) เขตข้อมูลบางประเภทใช้เก็บไฟล์รูปภาพหรือไฟล์อื่นๆ ซึ่งเขตข้อมูลประเภทนี้จะเป็นเขตข้อมูลขนาดใหญ่ โดยปกติแล้วจะมีความยาวมากกว่าเขตข้อมูลประเภทอื่นๆ โดยเขตข้อมูลนี้จะเก็บข้อมูลในลักษณะเป็นบิตเรียงต่อกัน


รูปที่ 2.14 ข้อดีในการนำฐานข้อมูลไปใช้ในองค์กร

          2) ระเบียน (record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน โดยเขตข้อมูลแต่ละส่วนอาจจะเป็นข้อมูลต่างชนิดกัน ระเบียนแต่ละระเบียนจะประกอบด้วยโครงสร้างข้อมูลที่เหมือนกัน


รูปที่ 2.15 ตัวอย่างการแทนข้อมูลทางคอมพิวเตอร์

          3) ตาราง (table) คือ กลุ่มของระเบียน ซึ่งเขตข้อมูลในแต่ละระเบียนจะเก็บข้อมูลที่มีในตาราง นอกจากจะเก็บข้อมูลหลายระเบียนแล้ว ยังสามารถอ้างถึงระเบียนแต่ละระเบียนได้อีกด้วย


รูปที่ 2.16 ตัวอย่างการกำหนดชื่อและขนาดของเขตข้อมูล

          4) ฐานข้อมูล (database) เป็นที่รวมของตารางหลายๆ ตารางเข้าไว้ด้วยกัน ตารางแต่ละตารางจะมีความสัมพันธ์กันโดยใช้เขตข้อมูลที่เก็บข้อมูลซึ่งเหมือนกันเป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างกันบางตารางอาจะเป็นตารางที่เก็บข้อมูลไว้เฉพาะของตนเองโดยไม่เกี่ยวข้องกับตารางอื่น ในขณะที่บางตาราง อาจต้องเชื่อมโยงกับเขตข้อมูลของตารางอื่นๆ


รูปที่ 2.17 ตัวอย่างระเบียน

          คำว่าจริยธรรมเป็นคำที่มีความหมายกว้างแม้กระทั่งในด้านคอมพิวเตอร์ ก็มีการกล่าวถึงในเรื่องจริยธรรมเช่นกัน ในที่นี้จะกล่าวถึงจริยธรรม ในความหามายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลและสารสนเทศในประเด็นต่างๆ ดังนี้


รูปที่ 2.18 ตัวอย่างตารางข้อมูลนักเรียน